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Shareholder, Director, Secretary - wer macht was?

Company Secretary (Firmensekretär)

Traditionell ist ein Secretary in England und Irland für die Korrespondenz mit Behörden zuständig und in vielen Belangen auch deren offizieller Ansprechpartner. Er ist für die Pflege des Firmenregisters vorgesehen und fertigt Protokolle von Sitzungen oder Versammlungen an (Minutes).

Er oder sie ist zeichnungsberechtigt, kann also zum Beispiel Änderungs- oder die alljährlichen Rückmeldungen, die an das jeweilige Handelsregister geschickt werden, abzeichnen. Gewichtigere Dinge, wie etwa das Unterzeichnen eines Jahresabschlusses (Annual Accounts/Financial Statements) oder der Steuererklärung (Tax Return), unterliegen allerdings nach wie vor dem Geschäftsführer der Gesellschaft, dem die Verantwortung dafür obliegt.

Im Gegensatz zu einem klassischen deutschen Sekretär oder einer Sekretärin ist ein englischer Secretary stärker in administrative Arbeiten eingebunden, die in Deutschland teilweise eher vom Geschäftsführer einer Firma oder auch von Fachleuten wie Anwälten, Notaren oder Steuerberatern erledigt werden. Nicht selten wird deshalb bei großen Firmen dieser Posten gleich von vornherein mit einem Anwalt besetzt.

UK: Limiteds können auch ohne Secretary gegründet werden

In England war ein Secretary bis April 2008 für die Registrierung einer Limited Company zwingend notwendig. Diese Pflicht wurde im Zuge der damaligen Gesellschaftsrechtsreform (Companies Act 2006) allerdings dann abgeschafft, hauptsächlich, um sich an die Bedürfnisse von kleineren Betrieben oder auch Ein-Mann-Gesellschaften anzupassen, die beide das Gros der in England registrierten Firmen ausmachen. Nach wie vor kann aber optional ein Secretary berufen werden.

Nicht abgeschafft wurden hingegen die Pflichten einer Limited in UK, die landläufig vom Company Secretary erledigt oder vorbereitet werden.

Irland: Secretary zwingend notwendig

In Irland ist nach wie vor zwingend ein Secretary zu benennen, ohne den eine irische Firma nicht gegründet werden kann. Ist nur ein Geschäftsführer vorhanden, so kann dieser nicht gleichzeitig auch der Secretary sein, so dass für die Gründung einer irischen Limited - zumindest pro forma - immer mindestens zwei Akteure notwendig sind.

Bei unseren Gründungspaketen DE004 Komfort-Limited, DE006 Sorglos-Limited sowie allen mit Premium gekennzeichneten Paketen wird ein Secretary für Ihre Gesellschaft von uns gestellt, der auch ganzjährig alle administrativen Aufgaben übernimmt, die in England bzw. In Irland anfallen, was dann als Secretary Service bezeichnet wird, wobei hier nicht der Secretary sondern dessen Tätigkeiten im Zentrum stehen, deshalb auch Secretary "Service".

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Gerne beantworten wir Ihnen diese in einem persönlichen Gespräch. Rufen Sie uns dazu einfach an, chatten Sie mit uns oder senden Sie eine Email. (Keine Steuer- oder Rechtsberatung)

030 60 98 172 10
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