Vor der Bestellung von Firmendokumenten für gerichtliche oder behördliche Zwecke – oder auch für Banken – muss zunächst eruiert werden, welches Dokument bzw. welche Dokumente genau den anvisierten Zweck erfüllen, da sich irische Firmendokumente sowohl von der Form als auch vom Inhalt her von den in Deutschland gebräuchlichen Firmendokumenten grundlegend unterscheiden.
Wenn eine Bank oder ein Gericht bzw. eine Behörde in Deutschland zum Beispiel einen irischen „Handelsregisterauszug“ verlangt, dann wird davon ausgegangen, dass dieser von Form und Inhalt her genauso aussieht wie ein deutscher Handelsregisterauszug, was aber schlichtweg nicht der Fall ist.
Noch unklarer wird die Lage, wenn lediglich ein „Vertretungsnachweis“ verlangt wird – ein Dokument mit dieser Bezeichnung existiert im irischen Recht nicht. Je nach Anforderung kommen hier unterschiedliche Unterlagen in Betracht, z. B.:
Klar definiert ist lediglich die Satzung (Gesellschaftsvertrag), die in Irland Constitution genannt wird, deren Inhalt sich jedoch ebenfalls nicht mit dem einer deutschen GmbH-Satzung vergleichen lässt. Deshalb muss im Vorfeld mit der zuständigen Stelle geklärt werden, welche verfügbaren Dokumente für den konkreten Zweck erforderlich sind und in welcher Form diese vorzulegen sind. Das hängt stets davon ab, welche konkreten Sachverhalte überhaupt nachgewiesen werden sollen.
Diese Fragen sind mit demjenigen zu klären, für den die Unterlagen bestimmt sind: Notare können im Rahmen ihrer Tätigkeit bestimmte Anforderungen an die Nachweisdokumente stellen - etwa dann, wenn sie selbst eine Beurkundung vornehmen. In solchen Fällen müssen die Dokumente dem juristischen Geschmack des Notars entsprechen. Falls die Unterlagen später beim Registergericht eingereicht werden sollen - etwa bei einer Sitzverlegung oder anderen Änderungen -, kann es erforderlich sein, dass sowohl die Anforderungen des Notars als auch die des Gerichts erfüllt werden müssen. Die Entscheidung darüber, welche Unterlagen im gerichtlichen oder behördlichen Verfahren als ausreichend gelten, trifft ausschließlich der jeweils zuständige Adressat (z. B. Rechtspfleger, Amtsrichter, Mitarbeiter bei der Bank oder beim Amt) – nicht der Notar. Um Missverständnisse zu vermeiden, muss in diesem Fall mit diesen Stellen abgestimmt werden, welche Dokumente in welcher Form erbracht werden sollen.
In keinem Fall entscheiden wir, ob Dokumente für einen gegebenen Vorgang hinreichend sind oder nicht. Diese Entscheidung muss stets im Vorfeld von der jeweils zuständigen Stelle getroffen werden – also vom Notar, vom Rechtspfleger oder Amtsrichter bzw. vom zuständigen Mitarbeiter bei der Behörde oder Bank.
Neben den Dokumenten selbst spielt auch die Art bzw. Herkunft der Beglaubigung eine Rolle. Firmenunterlagen können von einem irischen Notar beglaubigt werden ODER vom irischen Handelsregister, dem Companies Registration Office. Abhängig vom Kontext gibt es bei Notaren, Gerichten und Ämtern völlig unterschiedliche Rechtsauffassungen im Hinblick auf die Frage, wer ein Dokument beglaubigen darf bzw. muss.
Falls die Beglaubigung durch einen irischen Notar durchgeführt werden soll, ist zwingend auch der genaue Wortlaut der Erklärung des irischen Notars im Vorfeld abzuklären.
Die Beglaubigung muss dann in der Regel mit einer Apostille versehen sein.
In Erfahrung bringen müssten Sie auch, ob zu den Dokumenten eine beglaubigte, deutsche Übersetzung von einem beeidigtem Übersetzer erforderlich ist.
Für eine Bestellung benötigen wir von Ihnen deshalb insgesamt die folgenden Informationen: