Bei deutschen GmbHs liegt der Fall dabei recht einfach: Der Gesellschaftsvertrag, der speziell bei Kapitalgesellschaften auch als Satzung bezeichnet wird, benennt unter anderem den Firmennamen, den Geschäftszweck, alle Anteilseigner und die Höhe und Art der Beteiligungen. Weitere relevante Angaben ergeben sich aus dem Handelsregisterauszug, der unter anderem die Geschäftsführer ausweist. Es genügen also zwei Dokumente, um ein weitgehend vollständiges Abbild der Gesellschaft zu präsentieren: die Satzung und der Handelsregisterauszug.

Bei Limited Companies ist das vom Prinzip her ganz genauso: Die Basisdokumente sind in erster Linie die Satzung und der Handelsregisterauszug. Allerdings sind für Deutschland weitere Zusatzunterlagen erforderlich, da ausländische Urkunden zum einen nicht ohne Weiteres in Deutschland gültig sind. Es muss zunächst deren Echtheit nachgewiesen werden, was mittels einer notariellen Beglaubigung und  einer sogenannten Apostille bewerkstelligt wird.

Zum Anderen ist die Amtssprache in Deutschland deutsch und nicht englisch, so dass zumindest komplexere Teile der Unterlagen in deutscher Übersetzung vorliegen müssen, damit man sie hierzulande überhaupt versteht.

Firmendokumente sind also notwendig, um verschiedene Angaben rechtsverbindlich zu belegen, eine Beglaubigung um diese fälschungssicher zu machen, damit diese als Nachweis in Deutschland akzeptiert werden. Da die Originalunterlagen aus England oder Irland in Englisch verfasst sind, wird überdies eine Übersetzung benötigt.