Notar oder das Handelsregister: Firmenunterlagen

Da einfache Firmenunterlagen nicht fälschungssicher sind und theoretisch damit auch die Existenz einer erfundenen Donald-Duck-Firma vorgegaukelt werden kann, verlangen Behörden und Banken in Deutschland beglaubigte Firmenunterlagen, weil man sich darauf verlassen können möchte, dass die Dokumente echt sind und die Angaben in den Firmenunterlagen auch stimmen.

Bestätigen kann diese Angaben zum einen ein englischer oder irischer Notar. Zum Anderen das jeweilige Handelsregister (Companies House (UK) bzw. Companies Registration Office (Irland)) selbst. Beide verbürgen sich mit der Ausstellung eines beglaubigten Firmendokuments dafür, dass die Angaben auf diesem Dokument mit dem beim Handelsregister hinterlegen bzw. registrieren Angaben übereinstimmen.

Eine Beglaubigung des Handelsregisters wird in der Regel bevorzugt, wenn nur ein bestimmtes Dokument beglaubigt werden soll. Sollen mehrere Dokumente auf einmal beglaubigt werden, so lassen wir die Beglaubigungen von einem Notar erstellen, was den Vorteil hat, dass dieser mehrere Dokumente gebündelt beglaubigen kann, was das Handelsregister nicht anbietet.

Außenministerium: Apostille

Da auch die Beglaubigung eines Notars nicht fälschungssicher ist und in Deutschland deshalb nicht rechtsverbindlich ist, muss diese Beglaubigung - nicht die Firmenunterlagen, denn diese sind ja schon beglaubigt - noch einmal bestätigt werden, was mit einer Überbeglaubigung des jeweiligen Außenministerium in England oder Irland bewerkstelligt wird. Das bedeutet, dass das Außenministerium die Beglaubigung des Notars überprüft und mit einer sogenannten Apostille (viereckiger Aufkleber auf der Rückseite) bestätigt, dass die Beglaubigung echt ist. Erst damit wird die Beglaubigung des englischen oder irischen Notars bzw. des jeweiligenHandelsregisters auch in Deutschland rechtsverbindlich.

Deutscher Übersetzer: Beglaubigte Übersetzung

Ebenfalls nicht fälschungssicher sind Übersetzungen, da deutsche Richter, Beamte oder auch Bankangestellte in der Regel nicht die Güteklasse einer Übersetzung beurteilen können und die deutsche Übersetzung der englischen Originale theoretisch auch einen völlig anderen Inhalt haben kann als die englische Vorlage.

Zumindest für gerichtliche Zwecke ist in Deutschland eine beglaubigte Übersetzung von ausländischen Unterlagen vorgeschrieben, wozu auch eine Handelsregistereintragung in Deutschland zählt. Das bedeutet, dass ein an deutschen Gerichten zugelassener und beeidigter Übersetzer bestätigen muss, dass die deutsche Fassung inhaltlich mit dem Original übereinstimmt. Andere Behörden und auch Banken sind hier in der Regel weniger anspruchsvoll, verlangen zuweilen aber auch eine beglaubigte Übersetzung der eingereichten Firmenunterlagen.

Achtung: Die Beglaubigung eines Übersetzers wird oft verwechselt mit der Beglaubigung durch Behörden oder Notare. Der Unterschied: Ein Übersetzer beglaubigt nicht das übersetzte Dokument, sondern er beglaubigt mit seinem Stempel seine Übersetzung. Eine Beglaubigung von Behörden oder Notaren hingegen bestätigt immer bestimmte Angaben auf einem Dokument, was ein Übersetzer nicht bestätigen kann.

Deutscher Notar: Unterschriften auf dem Handelsregisterantrag

Da die deutschen Handelsregister - im Gegensatz zum englischen - an Notare gebunden sind, kann man nicht einfach selbst zum Handelsregister gehen oder Unterlagen dort einschicken, sondern eine Handelsregistereintragung muss zwingend über einen deutschen Notar durchgeführt werden, der zum einen die Unterschriften auf dem Antrag für die Handelsregistereintragung bestätigt und die Personalien der Unterzeichner überprüft.  Zum anderen nimmt das Handelsregister keine Papierunterlagen mehr entgegen, sondern nur noch elektronische, von einem deutschen Notar angefertigte und eingereichte Kopien. Der Notar scannt die Unterlagen dazu und schickt sie online an das zuständige Registergericht.

Ein deutscher Notar bestätigt also weder englische Firmenunterlagen noch Übersetzungen, sondern er bestätigt im Zusammenhang mit einer Firmengründung die Unterschriften der Antragsteller bei einer Handelsregistereintragung. Bei einer Limited sind dies die Unterschriften der Geschäftsführer. Bei einer Ltd. & Co KG sind es die Unterschriften Geschäftsführer der Limited und die der Kommanditisten der Kommanditgesellschaft (KG).

Theoretisch kann ein deutscher Notar auch englische Firmenunterlagen beglaubigen und vereinzelt wird das auch angeboten. Das Gros der deutschen Notare macht dies jedoch nicht und auch die meisten Registergerichte akzeptieren solche Beglaubigungen nicht, die in der Regel mit einer so genannten Vertreterbescheinigung verbunden sind. Begründung: Da das englische Handelsregister die eingereichten Angaben, insbesondere auch die Personalien, nicht überprüft oder verifiziert, kann ein deutscher Notar die Angaben auf Firmenunterlagen nicht bestätigen.