Pflichten in England
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Das englische Gesellschaftsrecht schreibt wegen der beschränkten Haftung von Limited Companies eine gewisse Transparenz vor, hauptsächlich aus Gläubigerschutzgründen. Jeder Gesellschaft sind deshalb seitens des Handelsregisters verschiedene, jährlich wiederkehrende Publizitätspflichten auferlegt, so dass Dritte oder auch die Gesellschafter einer Limited Company sich jederzeit über grundlegende Dinge und auch die finanziellen Verhältnisse der Gesellschaft informieren können.
Im Wesentlichen muss jede Limited Company nach Ablauf des jeweiligen Geschäftsjahres ihren Jahresabschluss (annual accounts) sowie verschiedene Zusatzdokumente zur Veröffentlichung einreichen.
Außerdem muss ein jährlicher Gesellschaftsbericht (annual return) abgegeben werden, der zur Aktualisierung der beim Companies House eingetragenen Stammdaten dient. Insbesondere wird dabei auch die Gesellschafterliste auf den aktuellen Stand gebracht. Daneben besteht auch eine Erklärungspflicht gegenüber dem englischen Finanzamt: Das HM Revenue & Customs (HMRC) setzt eine Frist von neun Monaten, innerhalb derer nach Abschluss des jeweiligen Geschäftsjahres eine Steuererklärung (tax return) einzureichen ist.
Alle Pflichten sind zunächst grundsätzlich jeder Limited Company auferlegt, einerlei ob die Firma nach der Gründung eine Geschäftstätigkeit aufnimmt oder inaktiv (dormant company, „schlafende“ Gesellschaft) bleibt. Auch der Verwaltungssitz der Gesellschaft ist unerheblich, so dass diese Pflichten in vollem Umfang auch für Limited Companies gelten, die in Deutschland oder woanders außerhalb von England betrieben werden. Es unterscheidet sich hier lediglich die konkrete Vorgehensweise, mit der diesen Pflichten nachgekommen wird.
Verantwortlich für die Abwicklung und vor allem auch für die Einhaltung der jeweiligen Fristen ist der Geschäftsführer der Limited Deutschland bzw. das board of directors, falls es mehrere Geschäftsführer gibt. Traditionell werden diese administrativen Aufgaben fast vollständig an den Secretary delegiert, der typischerweise mit diesen Dingen betraut ist und der – mit Ausnahme der Bilanz und der Steuererklärung – auch zeichnungsberechtigt ist. Er ist auch Ansprechpartner für die Behörden. Allerdings müssen Limited Companies seit April 2008 nicht mehr zwingend einen Secretary benennen. Die Geschäftsleitung kann bzw. muss dann alles selbst erledigen.
