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Dokumente

Für die Anmeldung bei Behörden oder für die Eröffnung eines Firmenkontos werden verschiedenen Firmenunterlagen benötigt. Die Wichtigsten im Überblick:

Wozu überhaupt Dokumente?

So wie reale, natürliche Personen zu verschiedenen Gelegenheiten ihren Ausweis oder den Reisepass vorzeigen müssen, gibt es auch bei Gesellschaften eine Reihe von Dokumenten, die die Existenz und die Identität der Firma belegen und die Auskunft darüber geben, wer in welcher Form am Unternehmen beteiligt und wer für die Firma verantwortlich ist.

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Beglaubigungen - wer beglaubigt was und wozu?

Im Zusammenhang mit der Gründung einer Limited und der Anmeldung einer Zweigniederlassung in Deutschland ist permanent die Rede von Beglaubigungen und Notaren. Doch wer beglaubigt nun eigentlich was genau - und vor allem wozu?

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Certificate of incorporation - Gründungsurkunde

Das Certificate of incorporation ist eine Art Geburtsurkunde für jede Firma. Es bestätigt, dass und wann genau die Company in das englische Handelsregister eingetragen wurde. Es enthält den Firmennamen, das Gründungsdatum und die Company-Nummer. Die Limited Company erlangt mit der Ausstellung des Certificate of incorporation ihre Rechtsfähigkeit, so dass von diesem Datum an im Namen der Gesellschaft wirksame Rechtsgeschäfte getätigt werden können.

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Gesellschaftsvertrag/Satzung - Memorandum & Articles

Der Gesellschaftsvertrag, der speziell bei Kapitalgesellschaften auch Satzung genannt wird, ist das rechtliche Kernstück einer Limited Company. Die Satzung regelt dabei in erster Linie die innere Organisation, also das Innenverhältnis der an der Gesellschaft beteiligten Personen. 

Die Satzung einer Limited Company besteht aus zwei Teilen: Dem Memorandum und den Articles. Beide sind in der Regel zusammengeheftet und werden kurz als "Mem & Arts" bezeichnet.

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Handelsregisterauszug

Ein englischer Handelsregisterauszug fasst ebenso wie ein deutscher verschiedene Eck- oder Stammdaten einer Firma zusammen, die beim englischen Handelsregister eingetragen sind. Er benennt unter anderem den Firmennamen, die aktuelle Anschrift einer Limited Company (Registered Office), den oder die Gesellschafter und Geschäftsführer sowie den Secretary.

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Beglaubigte Übersetzung

Entsprechend des deutschen Handelsgesetzes ist für eine Anmeldung von ausländischen Kapitalgesellschaften (§§ 13 ff. HGB) in Deutschland eine beglaubigte Übersetzung von bestimmten Firmenunterlagen notwendig. Beglaubigt bedeutet, dass ein staatlich beeidigter, deutscher Übersetzer die Übereinstimmung des Inhalts der Übersetzung mit dem des englischen Originals bestätigt.

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Apostille

Ein englischer Handelsregisterauszug, auch wenn er vom englischen Handelsregister beglaubigt wurde, ist in Deutschland zunächst nicht gültig bzw. er wird in der Regel in dieser einfachen Form nicht akzeptiert, weil er nicht fälschungssicher ist, womit seine Beweiskraft leidet.

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Gesellschafterbeschlüsse

Schriftliche Gesellschafterbeschlüsse sind eine offizielle Willensäußerung der Gesellschafter. Bei einer GmbH ebenso wie bei einer Limited Company dienen Sie dazu, das Abgesprochene festzuhalten und auch für Dritte zu dokumentieren und zu belegen. Sie werden für eine Reihe von Gelegenheiten verwendet.

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